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役員名

シフト

主な仕事

1.森の文化祭当日及び延期日のコアスタッフ、当日スタッフのシフトを作成する。
2.森の文化祭当日及び延期日朝のスタッフの交通手段リストを作成する。

仕事内容

~目次~
1.シフト作成
2.交通手段リスト作成


1.シフト作成
  • 目的:森の文化祭には、多くのスタッフが関わってくれることになるので、その人たちの当日の行動をシフトを作って管理する。

  • シフト作成の基本的な流れ
①各企画担当、役員の人に、それぞれ何時に何人の人が必要かの確認を取る。
②[moribun]、[sugiryou]、[sk-ml]などのMLに、当日スタッフの募集をかける。
③①の意見を基に、シフトの大枠(枠組み)を決定する。シフト枠組みは4種類(企画別当日、企画別延期日、人別当日、人別延期日)作成する。各企画等の必要人数は、変更されることがあるので、企画担当と密に連絡を取りながら、柔軟な対応を。
④作成した枠組みに、コアスタッフ、当日スタッフを割り振っていく。当日スタッフなどで、入りたい企画の希望がある場合は、できるだけ聞いてあげるようにする。
⑤作成したシフトを[moribun]MLやミーティングで確認してもらう。
⑥上記①~⑤の作業を繰り返しながら、最終的なシフトを作る。
⑦出来上がったシフトを[moribun]MLに流し、スタッフ個々人が当日どう動くのか事前に確認してもらう。
⑧出来上がったシフトを当日朝配布用に印刷する。部数は、コアスタッフ・当日スタッフ全員分+α。
⑨印刷したシフトを当日配る。当日朝現地にて、代表がスタッフ全員を集めて挨拶する時間があるので、その際に配るとよい。

 注意1:②において、当日スタッフの募集を呼びかける際は、延期日でも大丈夫かの確認を取る。
 注意2:④において、スタッフを割り振る際、ダブルブッキングしていないか(同じ時間帯に同じ人が別の企画に入っていないか)をよく確認する。
 注意3:④において、スタッフを割り振る際は、一人で作るよりも複数人で相談しながらの方が作りやすい。
 注意4:森の文化祭当日、スタッフは原則シフト通りに動くことになるが、緊急の場合等でシフト通りに動けない(シフトに穴が開く)場合は、シフト担当と代表等が相談し、できるだけ他の人で埋め合わせをする。



2.交通手段リスト作成
  • 目的:シフトに入っているスタッフが、時間通りに確実に現地に到着できるのかを確認するため。

  • 雲ヶ畑までの交通手段:
a.自転車
b.バス(京都バス37系統 8:30出町柳駅前発~9:16出合橋着(2008年12月27日現在、朝10時に雲ヶ畑林業総合センターにたどり着くには、このバスしかない。))
c.森文実行委員会で用意する自家用車・軽トラ
d.当日スタッフの自家用車
e.タクシー
f.その他(スタッフの自前の原チャ等)

スタッフの交通費の支給については、ミーティング等で要相談。

  • 当日朝の集合場所
a.雲の巣
b.出町柳
c.現地

  • 交通手段リスト作成の基本的な流れ
①当日スタッフの募集をかけて、集まってきた当日スタッフと連絡を取り、当日朝の交通手段・集合場所を聞く。当日スタッフで自家用車で来る場合は、他のスタッフや荷物を載せてもらえないかも相談する。
②MLやミーティング等で、コアスタッフの当日朝の交通手段・集合場所を聞いておく。
③森文実行委員会で用意する車及び当日スタッフの車に何人乗せることができるのかを、代表や車所有者と相談しながら、乗せるべき人員を決める。早く会場に着いておくべき役員や企画担当がいれば、その人たちを優先し、車に乗せる。
④バスで引率する人(コアスタッフ)を決める。
⑤スタッフの交通手段・集合場所のリストを作成し、印刷する。部数は、シフト、代表、バス引率+αくらいでよい。

 注意1:コアスタッフの交通手段は多少融通が利くので、②は③、④と前後させても構わない。
 注意2:もしもの時(朝集合時間になっても来ない等)のために、すぐ連絡が取れるよう、スタッフ全員の連絡先あるいはその人と連絡が取れる人を把握しておき、リストに明記しておく。


各年担当者リスト

08年 金澤瑛
07年 中西真由美

フローチャート(上記基本的な流れの番号を参照)

  • シフト作成
森の文化祭2ヶ月前:①②
森の文化祭1ヶ月前:③④⑤
森の文化祭3週間前:⑥
森の文化祭2週間前:⑥⑦
森の文化祭1週間前:⑧

  • 交通手段リスト作成
森の文化祭1ヶ月前:①②
森の文化祭3週間前:①②
森の文化祭2週間前:③④
森の文化祭1週間前:⑤