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渉外担当 マニュアル


目次

  • 仕事内容
  1. 後援申請
  2. バス増便
  3. メール対応
  4. 電話対応
  • 各年担当者リスト
  • フローチャート

渉外担当の仕事

渉外担当の仕事は、外部への窓口となり、他団体やお客さんと森の文化祭を結ぶ仕事です。地味な仕事ですが、適当にはできない大事な仕事です。
仕事内容は大きく分けて4つあります

1.後援申請

後援申請書類に記入し、申請先に送って許可をもらいます。また、後援していただいた所には森文終了後、報告書を送ります。

1.渉外が後援申請書フォームに必要事項を記入(前年度と内容が違う場合注意)
2.内容チェック後、必要箇所に代表が捺印
3.昨年度の報告書と挨拶文、ポスターorビラ等を同封
→郵送
  • 京エコロジーセンター    
  • 京のアジェンダ21フォーラム
  • 森林再生支援センター
  • NPO法人きょうとNPOセンター
  • NPO法人コンシューマーズ京都
  • NPO法人 古材文化の会

→白石さん経由
  • 京都府
  • 社団法人京都モデルフォレスト協会
  • 京都市林業研究会

→渕上さん経由
  • 京都府地球温暖化防止活動推進センター
  • 京都・森とすまい百年の会

→直接持参
  • 京都市:挨拶も兼ねて北区役所に代表&渉外が持参。

送り先から、郵送またはメールで返事が来るので確認。
事業報告を求められた場合、森文終了後速やかに報告書を作成・送付のこと。

※注意
  • 住所等は別紙資料を参考に。変更がないかHPなどで確認のこと。
  • 次回以降白石さん、渕上さんに頼れるかはわからないので、本人に確認してください。
  • もりぶんの正式名称は「雲ヶ畑森の文化祭」
  • 許可が下りるのに2週間程度かかるところもあるので、早めに申請しましょう。
  • 後援申請先一覧は第6回のもの。毎年どこに申請するか、話し合って決めること。


2.京都バス増便依頼

当日朝と帰りの時間のバスは混雑が予想されるので、毎年京都バスさんに利用する便を2台にしていただくようお願いしています。

1.京都バスに申請
  • まずは京都バスさんに電話。増便してほしい便の系統、発車時刻を伝える。雨天延期になった場合、その実施日についてもお願いする。
  • 事業内容の説明を求められると思うので、文書を作成し、FAXで送信
2.確認
  • 向こうから連絡が来ない場合、承諾していただけたかこちらから問い合わせる。
3.当日
  • 一応2台待機するが、1台目が満員にならなければ2台目は出さない、ということになるでしょう。延期の場合はお客さんの数が少なくなると見越して増便はしていただけないでしょう。ただ、車庫が近いので満員の場合は出していただけると思います。

3.メールの対応

  • moribun06@gmail.com(毎年ふさわしいものに変更すること)宛てのメールをチェックし、丁寧に対応します。
  • GoogleトップページからGメールにアクセス、ユーザー名「moribun06」(パスワードは前年度渉外にきいてください)でログインします。
  • moribun06は薪炭キャンペーンのMLに加入していますが、このMLから受け取ったメールはmoribunMLに流したりしなくていいでしょう。
  • 後援申請先から許可がメールで来ることもあります。
  • スタッフとして参加したい、といったメールも来るので、シフト担当と連携して対応してください。
  • その他交通手段などについて問い合わせがありました。
こまめにチェックするようにしましょう。

4.電話の対応

渉外の電話番号はポスター、後援申請書類、新聞等に記載されます。森文の内容、交通手段やスタッフに関しての問い合わせなどありますので、印象よく対応してください。
電話がかかってきたその場できちんと対応するためには、森文に関する諸々を全体的に把握しておく必要があるでしょう。

B.各年担当者リスト

第4回 杉下寛樹
第5回 水谷陽介
第6回 岩井有加 

C.フローチャート

※森文が12月頭にあると仮定しています。

初期森文ミーティング…  後援申請先を役員で相談の上決定。
バスの増便をするかどうかも話し合う。
夏休み ポスター作成前に渉外アドレスを変更。確定したら後援申請先リストとともにポスター作成担当者に知らせる。
後援申請書類を順次作成。
10月頭 10月最初のミーティングまでに後援申請書類を作成、皆でチェックのうえ修正。
書類完成したら代表に捺印してもらう。
ポスターができあがり次第、同封して送付。
バス増便もこの時期に電話。
その後… 後援の許可を受け取る。
メールや電話の対応が多くなる

文責:岩井有加 (第6回 雲ヶ畑森の文化祭 渉外担当)