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広報担当マニュアル2008 ~本編~


目次

  • 主な仕事内容
  • 仕事内容
  • フローチャート

おもな仕事内容

  • 各種広報文の作成と広報文掲載依頼 (広報文草案作成→添削してもらう→決定→広報文掲載依頼を出す広報先(ひとまち・エコセン)もある)
  • ポスター・ビラの印刷および配布割り振り

※広報担当マニュアル2008資料編に略語・語句解説を載せております。以前から杉良にいる方はおそらくわかると思いますが、今年から参加された方は最初にお読みください。

仕事内容[目次]

A.広報文

  1. ML用広報文
  2. ひとまち用広報文
  3. エコセン用広報文
  4. 新聞社宛て広報文
  5. 雲ヶ畑各戸ポスティング用広報文
  6. 前回森文来場者宛て広報文

B.ポスター・ビラ

  1. ポスター・ビラの作成
  2. ポスター・ビラの印刷
  3. ポスター・ビラの配布割り振り

マニュアル改訂・報告書作成



A.広報文作成

A3. エコセン用広報文は、京都環境イベントカレンダーに掲載するための広報文である。
A2. ひとまち用広報文は、ひとまちのウェブサイトからダウンロード可能な「インフォ情報発信シート」に記入し送ると、ひとまちのメールマガジン、ひとまち京都市市民活動総合センターWEBサイトで掲載、他メディアへの情報提供に利用される。
A1. ML用広報文は、杉良と新く炭く含む各種MLに流すための広報文である。ML用広報文が一番基本となる形式である。ML用広報文を参考とし、ひとまち用は「インフォ情報発信シート」の形式に沿う形・文字数に、エコセン用はエコセンの他のイベント情報に似たような形式にそれぞれ変える。そのため、まず最初にML用広報文を決定するのがよい。

基本的な流れを説明する。
+今年の森の文化祭のコンセプトやサブタイトルの意味、森の文化祭はそもそも何のために行うのかという広報文を考える際に必要な情報を得る(森文Mなどで)。
  1. 例年のML用広報文を読み、ML用広報文がだいたいどのようなものか把握する。
  2. 広報文のうち企画内容に触れる部分以外の箇所を作成しておく。
  3. 10月上旬に行われる企画書の締切りおよび企画内容を検討する森文M終了後、企画内容に触れる箇所(予定企画および、広報文最初に森文とはどのようなものか解説する箇所)を作成する。
  4. 渉外に後援(予定)を聞く。
  5. 代表に共催団体を確認する。
  6. 作成したML用広報文を森文MLに流し、添削してもらう。
  7. 指摘された箇所は修正し、修正案を流す。数日間指摘がなかった場合、広報文を決定しますというメールをMLに流す。
  8. ML用広報文が決定したら、各種MLに流そう。よっぽど早くない限りは、完成してすぐに流して問題ない。森文MLや杉良MLには森文までに何度も何度も流すのがよい。資料編に2008年森文でどこに誰が流したかを記録しているので、参照されたい。どこのMLに誰が流してくれるか(流せるか)は森文M時に議題にあげて決定しよう。流すMLに応じて、当日スタッフ募集を前面に押し出すなどしたい(大学生が森文に一般客としてくることよりは、当日スタッフになってもらえる可能性のほうが高いのでは)。なお、MLに流す際には決定したML用広報文の前に、前文(森文やります!スタッフもまだまだ募集してます!など)を短めに付け加えて流せばよいだろう。
  9. 作成したML用広報文を元にして、ひとまち用にインフォ情報発信シートに記入し、MLに流し、添削してもらい、文章を決定し、ひとまちに送る。掲載申し込み方法詳細はひとまちのウェブサイトに書いてある。12月に森文が行われるなら、10月末までには申し込み完了したい。

参考ウェブサイト

(ア)「市民活動総合センター 情報発信申込について」
(http://shimin.hitomachi-kyoto.jp/pubsys/view.rbx?cd=300)
(ア)より抜粋
  1. 掲載更新および配信日
毎月2回、15日と末日

  1. 締切日
希望配信日のひとつ前の配信日(例:10月15日配信希望→9月30日が締切り)

(イ)「ひとまち インフォメーションサービス登録団体一覧(リンク集)」
(http://shimin.hitomachi-kyoto.jp/joho/informationservice/infolist.htm)
※2008年広報時点では雲ヶ畑森の文化祭実行委員会は登録していなかった。念のため、登録されているか確認しよう

(ウ)「ひとまち 団体・活動情報サーチ」
(http://v.hitomachi-kyoto.jp/collective/)
※掲載をお願いした情報は、例えばひとまちには、このように掲載される。

11.作成したML用広報文を元にして、エコセンの他のイベント情報(エコセンのウェブサイトの京都環境イベントカレンダーより閲覧可能)に似たような形式にそれぞれ変える。エコセンへの広報文は、エコセンのウェブサイトの京都環境イベントカレンダーに掲載される。
エコセンへの掲載申し込み用書類や規則は明文化されていないため(2008年現在)、基本的に電話で問い合わせすることになる。
以下エコセンへの掲載申し込み手順を書くが、明文化されていないため2008年現在の情報であることに留意したい。
まずは渉外にエコセンへの後援申請をお願いし、後援申請許可が下りたことを確認する。
次に、エコセンへ電話をして、京都環境イベントカレンダーに掲載したいという旨を伝える(この際にエコセンが後援しているイベントか聞かれる)。来月のカレンダーを5日に大枠を決定する(12月のカレンダーなら11月5日に大枠決定)。そのため、11月5日までに後援申請を済ませ、電話すること。なお、木曜日はエコセンは休みなので、11月5日が木曜であったりした場合、注意しよう。

※エコセンへの後援申請が遅れている場合について。エコセンに後援申請予定で後援申請許可が下りることが確定的である団体ならば、後援許可がまだ下りていなくてもカレンダーに掲載可能であるようだ(これは規則で決まっているというわけではなく、明文化されているものでないから柔軟な対応ができるため、掲載可能であるようだ)。例年後援していただいているという旨を電話にて伝えればおそらく大丈夫。

参考ウェブサイト
(ア)「エコセン 京都環境イベントカレンダー」
(http://www.miyako-eco.jp/03_ivent/03_1.htm)

参考:スタッフ募集の案内は、エコセン用広報文には書かない。ひとまち用とML用には書く(ただし、2008年はひとまちに掲載されるのが11月30日となったため、スタッフ募集の案内はひとまち用には書かなかった)。

※渉外が後援申請を行うのはビラが印刷されてから。したがって、ビラ印刷→渉外:後援申請→エコセン広報という順序になる。

12.新聞社宛て広報文を作成し、森文MLで添削願を出し、決定します。各新聞社に電話をして、詳細をFAXで送ってよいかという旨を伝える。許可をもらった新聞社に新聞社あて広報文とビラの2枚をFAXで送る。FAXを持っている誰かに頼むか、コンビニで送るかする。コンビニでも領収書くださいと言えばもらえるはず。FAXで送る際は黒つぶれしないか試しにコピーするなどして確かめること。ビラがカラーの場合は黒つぶれに特に注意すること。

13. 雲ヶ畑各戸ポスティング用広報文を作成し、森文MLで添削願を出し、決定します。また、雲ヶ畑各戸ポスティングの日程、雨天時は中止するなら電話で何時までに伝えるか、雨天時はいつに延期するか、ポスティング参加者募集などを書いて、森文MLに投稿する。車(豆腐号)もポスティングに用いる。

14.前回森文来場者宛て広報文を作成し、森文MLで添削願を出し、決定します。前回森文来場者のメールアドレスがわかる場合は、メールにて前回森文来場者宛て広報文を送ります。メールアドレスが分からないが住所は分からない場合は、郵送にて送ります。
前回森文来場者のメールアドレス・住所は前回森文アンケート係や代表に聞いてください。


B.ポスター・ビラ

ポスター・ビラは同一デザインで構いません(異なるデザインでも結構です)。例年ポスターはA3カラー、ビラはA4モノクロであったが、森文2008ではどちらもA4カラーにした。ポスターをA4にした理由は二つあり、1つはA3サイズだと大きすぎて貼りにくい場合があること、2つ目に2008年のデザインは目立つためA4で十分(A3だと目立ちすぎ?)であることが挙げられる。また、デザイン上ぜひカラーにしたいということで、ビラもカラーにした。ビラもカラーで予算上問題ないかも考慮する必要がある。また、ビラをモノクロにする場合は、モノクロにして視認性に問題ないか確認せねばならない。
また、雲ヶ畑各戸ポスティングにもビラを用いるため、文字が小さくて見えにくくないか考慮しよう。

B1. ポスター・ビラの作成

まずポスター・ビラをデザインしてくれる人を探します。用途や考慮すべき点を伝え、作成してもらう。文字を入れるので、デザイン作成途中またはデザイン完成後にスキャナーで読み込む必要がある。デザインしてもらう際は、スキャナーで読み込めるサイズに書いてもらう。(A4スキャナーでも、2回スキャンして、パソコン上でうまく貼り合わせることができればA3サイズの原画で問題ない。A4スキャナーしかなく原画をA3サイズにしたい場合、パソコン上でうまく張り合わせることができるか確認してから原画を描いてもらおう。)
スキャナーでいつ取り込むかや、だれがどこでスキャンするか、文字を入れるのは誰がするかなどを決めます。
文字入れの際、企画内容も入れることが考えられる。その場合、企画内容は企画書提出締め切りの10月上旬後に企画内容を文字入れすればよい。それ以外の情報はあらかじめ文字入れしておいてよい。
文字入れまで済んだら、森文MLでチェックしてもらって、完成。
ちなみに両面印刷して、片面はカラフルにして印象に留まるようにし、裏側は森文でどんなことをやるか、タイムスケジュールを載せるなどして分かりやすくすると良いのではないだろうか。

B2. ポスター・ビラの印刷

ポスター・ビラの印刷は前述のように、デザインなどを考慮して決めましょう。
印刷会社決定の際、資料編の印刷費用を参照してください。A4カラーは意外と安いです。
昨年はいばらき印刷にデータ入稿して印刷しました。
いばらき印刷の場合、以下のような条件がありました(すべて網羅しているわけではなく例)です。
  1. 解像度は300~350dpi
  2. 形式はepsが良い(広報担当石川・ポスターデザイン岩井の都合も考えると)
  3. フォトショップ(デザインに使ったソフト)のバージョンを書く必要がある
  4. RGBではなくCMYKのデータにする。
  5. いばらき印刷株式会社にないフォント使用の場合、必ずアウトライン化すること。
  6. 「お客様からの完全データ支給特別価格です。」「(データに不具合があり、当社にて修正を行う場合は、修正料が発生いたします。)」と書いてあるので、
A4ぴったりのサイズに調節したほうが良いかも→A4ぴったりのサイズのデータのつもりでしたが、実際にははみ出したようで、端がきれてしまいました。「トンボ」を作成していたらちゃんと印刷されていたかもしれません。
このように言われても、どういう意味なのか分からないかもしれません。パソコンやデザインについて詳しい人に聞いてください。また、データ入稿する場合は印刷業者のウェブサイトなりなんなりの説明を熟読する必要があるということを理解してください。
また、広報担当の名義ではなく、助成金を取っている団体 (年によって違いますが、雲ヶ畑森の文化祭実行委員会や新く炭くKYOTOなど) 名義の領収書がもらえるかしっかりと確認を取りましょう。会計・助成金のことが分かる人に、どのような領収書ならば認められるかを確認しましょう(例えば、宅配伝票に印字されている金額は認め難いらしい)。銀行などで振込した際もらえる振込証明書でもおそらく認められると思います(振込人は助成金を取っている団体名にすること)。会計の人など知っている人に確かめましょう。

B3. ポスター・ビラの配布割り振り

別添の広報リストを参考にして森文Mなどで誰が配布するか決めましょう。ポスターは貼り、ビラは置きます(ただし、森文2008ではポスターとビラはデザイン、紙サイズ含めて全く同じ)。基本的に大学関係は貼ります。ただし、吉田食堂はゲリラ的に?置けます。京大や京都府大以外の多くの大学は、その大学在籍者しかポスターが張れなかったりしますので、知り合い(杉良に参加したことのある人など)に貼ってくださいとお願いします。遠い施設に持っていきたい場合は、電話をして郵送してよいか確認して、郵送すると良いでしょう。エコセン・京のアジェンダは郵送で問題ありませんでした。毎年横のつながりが変わるため、過去の広報リストにとどまらず、森文Mなどでほかに広報先がないか募集しましょう。雲ヶ畑が自転車では遠いことを考えると、大学生が森文の一般参加者として森文に来ることはあまりないと思います。どちらかというと、大学生は当日スタッフとして来てもらうことを狙ったほうが良いと思います。一般参加者としては、さまざまな人が出入りする公共施設や、家族づれの狙える小学校などが良いでしょう。また、森文メンバーに各自10枚程度を知り合いに配ることをお願いしています。このビラは、適当にささっと配るというよりは、当日来てくれそうな人、スタッフになってくれそうな人にビラを使って説明して、ビラを渡すといったような具合で使うのがよいでしょう。ささっと配るよりは、あまってもいいからじっくりと温存しておくほうが良いと思います。なお、新歓のときのようなビラ撒きはしなくてよいでしょう。
ビラがそんなに余らない場合、雲ヶ畑各戸ポスティング用とさらに余分に20枚程度、広報担当者が自宅に確保すると良いと思います。雲ヶ畑各戸ポスティング以外は、足りなくなっても何とかなるでしょう。配布状況確認のため、配布が完了したら広報担当に連絡を入れるように伝えましょう。


C. マニュアル改訂・報告書作成

毎年報告書を書きます。別添の過去の広報報告書を参考にして書きましょう。森文終了後に書くよりは途中で書いたほうが思い出しやすいです。
また、マニュアルの不備や変更点、年を経ていくごとに蓄積されるデータなどを随時マニュアルに書きましょう。ただし、マニュアル自体が長いため、どこが変更されたかが分かりにくいです。最新版マニュアルを作成すると同時に、マニュアル変更点を説明する文章を作成しましょう。すでにマニュアルを読んでいる人などは、マニュアル変更点を説明する文章を読むだけでわかるようにしましょう。


フローチャート

※12/1に森文を行う場合

7/31 広報マニュアルやその他資料を読み、一連の仕事内容を把握する。
7/31 ポスター作成してくれる人を決定
8/5 ポスターにどのような情報を載せるかやビラ(兼ポスター)を両面印刷にするかなどを決定する。
8/7 ポスター作成に必要な情報を作成者に伝え、作成に取り掛かってもらう。8/31までに半分まで作っておくなどと約束しておくと良い。
8/31 ポスター作成の首尾を確認し、締め切りまでに完成できるように促す。
9/15 ポスターデザイン完成(文字入れはまだしなくてよい)。
9/16 ポスターデザインを添削してもらう。
9/18 過去の広報文などを読んでおく
9/20 広報文やポスターに掲載する文章のうち、企画書が出ていなくても書ける部分を書いておく。
10/3 各企画書を読み、ML用広報文を作成し、添削してもらう。
10/7 ポスターの印刷会社を決定し、データ入稿方法を熟読する。
10/9 ML用広報文完成。各種MLに流し始める。渉外に後援申請を早めに行ってもらうよう催促する。
10/9 ポスターに文字入れをし、データ入稿条件に沿った形に加工し、添削してもらう。
10/12 ML用広報文を元にひとまち用広報文とエコセン用広報文を作成し、添削してもらう。
10/12 ポスターデータ完成
10/16 ひとまち用広報文とエコセン用広報文完成。
10/14 ポスターデータ入稿
10/20 ひとまちに広報文掲載依頼を出す。
10/21 ポスター到着
10/26 新聞社用広報文を作成し、添削してもらう。
10/30 エコセンに広報文掲載依頼の電話をする。
11/1 広報配布割り振り
11/1 新聞社用広報文完成。
11/2 新聞社に電話。
11/3 新聞社にFAX。
11/4 雲ヶ畑ポスティング用広報文を作成し、添削してもらう。
11/9 雲ヶ畑ポスティング用広報文完成。
11/11 雲ヶ畑ポスティング用広報文印刷。
11/14 雲ヶ畑ポスティングを行う。