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会計マニュアル


目次

  • 主な仕事内容
  • 仕事内容
  • 資料

主な仕事(概略)

  1. 助成金の申請。
  2. 領収書の受け取り、整理・区分わけ
  3. 金券入れ集め
  4. 金券作り
  5. 両替の釣銭の準備
  6. 当日の会計の報告
  7. 助成金の報告書作成
  8. 立て替えてもらっている金額の返還
  9. (助成元への報告会)


仕事内容


1.助成金の申請


助成金を探して申請する。代表と協力。
各企画の予算を集めて、予想金額を算出する。
助成金によっては全額貰えるわけではないので注意。

2.領収書の受取、整理区分

各役員・企画から領収書を受け取る。領収書の名義をスタッフに徹底する。
領収書の名義を店の人に書いてもらうようにする。
集まった領収書をExcelファイルなりで、整理する。
日付と、使用目的、使用者、金額、が分かっていると良い。
これを元に、仕様用途の分類分けや、使用者毎の金額を算出する。
各役員・企画ごとの使用金額もあるとわかりやすい。
特に、森文終了後は助成金の報告書を作成しなければならないので、
領収書を出来るだけ早く集める必要がある。思いつくところは個人攻撃すべき。

3.金券入れ集め

当日に売り上げた金券を入れておくための箱や缶などを
スタッフに呼びかけて集める。蓋があるものが望ましい。

4.金券作り

金券の元原稿のPDFファイルを加工して当年用にし、印刷、切り分けをする。1枚50円であるので、10枚500円を1セットとすると良い。
予想の売上から、約1~2万円分余分に金券を作っておく。


5.両替の釣り銭の準備

銀行や郵便局に行って、小銭を作っておく。
特に、50円玉と100円玉が多くあると良い。各50枚程。

6.当日の会計報告

各企画(特に料理)の売上の金券の枚数を数え、各企画毎に売上を算出する。(料理は各料理毎)
各企画で集めた金券の枚数と、受付にある金券の枚数の合計から、未換金の金券の枚数を数える。
未換金は後日でも呼びかけて、返金できるようにする。
当日の売上が分かり次第、MLなりで、報告する。

7.助成金の報告書の作成

助成金の報告書を作成する。

8.立替分の金額の返還

助成金をいただいたら、各人に立て替えてもらっている金額分を返還する。

(9.助成金の報告会)

助成金によっては当日の様子について、助成元の報告することがある。

フローチャート(どのくらいまでに、どんな仕事をしておくべきかの『目安・理想』)

10月まで 助成元を探し、助成金をいただいておけるようにする。出来れば夏には取っておきたい。
10月~12月頭 領収書と金券入れを適宜集める。領収書はすぐにファイルで整理しておくと良い。
一週間前 金券を作成する。
3日前 釣り銭を準備する。
当日 金券の管理を受付に任せる。金券入れを使用する各企画に設置する。
一週間以内 会計を報告する。未収集の領収書の呼びかけをする。
助成金の期限まで 助成金の報告書を作成する。
助成金をいただいたら 立替分の金額を返還する。

資料編

  • 会計報告、金券案