会計マニュアル
目次
主な仕事(概略)
- 助成金の申請。
- 領収書の受け取り、整理・区分わけ
- 金券入れ集め
- 金券作り
- 両替の釣銭の準備
- 当日の会計の報告
- 助成金の報告書作成
- 立て替えてもらっている金額の返還
- (助成元への報告会)
仕事内容
1.助成金の申請
助成金を探して申請する。代表と協力。
各企画の予算を集めて、予想金額を算出する。
助成金によっては全額貰えるわけではないので注意。
2.領収書の受取、整理区分
各役員・企画から領収書を受け取る。領収書の名義をスタッフに徹底する。
領収書の名義を店の人に書いてもらうようにする。
集まった領収書をExcelファイルなりで、整理する。
日付と、使用目的、使用者、金額、が分かっていると良い。
これを元に、仕様用途の分類分けや、使用者毎の金額を算出する。
各役員・企画ごとの使用金額もあるとわかりやすい。
特に、森文終了後は助成金の報告書を作成しなければならないので、
領収書を出来るだけ早く集める必要がある。思いつくところは個人攻撃すべき。
3.金券入れ集め
当日に売り上げた金券を入れておくための箱や缶などを
スタッフに呼びかけて集める。蓋があるものが望ましい。
4.金券作り
金券の元原稿のPDFファイルを加工して当年用にし、印刷、切り分けをする。1枚50円であるので、10枚500円を1セットとすると良い。
予想の売上から、約1~2万円分余分に金券を作っておく。
5.両替の釣り銭の準備
銀行や郵便局に行って、小銭を作っておく。
特に、50円玉と100円玉が多くあると良い。各50枚程。
6.当日の会計報告
各企画(特に料理)の売上の金券の枚数を数え、各企画毎に売上を算出する。(料理は各料理毎)
各企画で集めた金券の枚数と、受付にある金券の枚数の合計から、未換金の金券の枚数を数える。
未換金は後日でも呼びかけて、返金できるようにする。
当日の売上が分かり次第、MLなりで、報告する。
7.助成金の報告書の作成
助成金の報告書を作成する。
8.立替分の金額の返還
助成金をいただいたら、各人に立て替えてもらっている金額分を返還する。
(9.助成金の報告会)
助成金によっては当日の様子について、助成元の報告することがある。
フローチャート(どのくらいまでに、どんな仕事をしておくべきかの『目安・理想』)
10月まで |
助成元を探し、助成金をいただいておけるようにする。出来れば夏には取っておきたい。 |
10月~12月頭 |
領収書と金券入れを適宜集める。領収書はすぐにファイルで整理しておくと良い。 |
一週間前 |
金券を作成する。 |
3日前 |
釣り銭を準備する。 |
当日 |
金券の管理を受付に任せる。金券入れを使用する各企画に設置する。 |
一週間以内 |
会計を報告する。未収集の領収書の呼びかけをする。 |
助成金の期限まで |
助成金の報告書を作成する。 |
助成金をいただいたら |
立替分の金額を返還する。 |
資料編
最終更新:2009年10月20日 21:36