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雲ヶ畑森の文化祭 備品係マニュアル


目次

  • 主な仕事内容
  • 仕事内容
  1. 備品リスト作り
  2. 長机・椅子の集計
  3. 前日運ぶものを決める
  4. 荷札を用意し、備品集積コーナーを設ける
  • フローチャート

主な仕事内容

当日の備品の設置スムーズにするために、集積・運搬システムを管理する。
長机や椅子などの共有物を調整・配分する。手順はこんな感じ。
  1. 各企画が報告してくる必要備品を集計して、備品リストを作る。(リスト参照)
  2. 各企画が希望してくる長机と椅子の数を集計して、調整・配分。(リスト参照)
  3. どの物品を前日に搬入するか、車の容積を考慮して大まかに割り振る。
  4. 荷札を用意し、さらに備品集積コーナーを設けて、前日・当日に運ぶものを各担当者にきっちり集積しておいてもらう。

仕事内容

以下で、上記①~④について詳細を説明します。

1.備品リスト作り
08年度のリストを参照。毎年やってる企画は多分これで足りますが、MLで流れる企画書に目を通して、備品をだいたい集計してください。
集計したらミーティングやMLで各企画担当者に確認してもらってください。
各担当者から追加があったりするので、出揃うのに結構時間がかかります。
大きくて車の場所を取る備品が、どれくらいあるかを大まかに把握するために作るものなので、細かーいものまで申告してもらう必要はありません。

2.長机・椅子の集計
08年度のリストを参照。林業センターとお寺にある数は毎年同じのはず。
各企画で長机が何台欲しいか、希望を出してもらってください。
毎年やってる企画に関してはリスト通りでいけるのではと思いますが、これでいいか担当者に確認してください。
長机が足りない場合は、安全センターで借りているとのことです。
ちなみに08年度は椅子は全て林業センターで借りました。

3.前日運ぶものを決める
08年度のリストを参照。備品は一度に運びきれないので、一部は前日に搬入します。
今年は設置に時間がかかりそうなものを、前日に出してもらうようにしました。
前日使える車の容量を考慮して、割り振ります(08年度は前日に軽トラ1台と豆腐号を使用)。
前日搬入・当日搬入の備品は、企画ごとにそこそこ統一します。
前日搬入の企画担当者には、間に合うように備品を用意してもらうよう、確認を取っておきます。

4.荷札を用意し、備品集積コーナーを設ける
お寺の縁側の一角にテープを張りめぐらして、集積スペースを作ります。
まず前日搬入のものをこのスペース内に入れてもらいます。その際、マジックと養生テープを用意しておいて、全ての備品に荷札をつけてもらうようにしてください。
備品リストとチェック欄を一部印刷してそばに置いておくと、忘れ物がないかみんなでチェックできます。
長机の準備は、できるだけみんなでやってください。荷札も忘れずに。
前日搬入隊が出発したら、入れ替わりに当日搬入の備品を荷札を付けてスペース内に入れてもらいます。

あとは、当日にスタッフ全員で荷物を積み降ろすだけです。
備品の荷札は当日の設置場所と企画責任者を示しているので、初めてのスタッフでも混乱せずに設置できます。

各年担当者リスト

07年度 第五回 太田頼子
08年度 第六回 齊藤わか・福留明日香

フローチャート

企画書が出揃う時期(08年度は10月初頭~中旬)  ①備品リスト作り②長机配分 開始
2週間前  ①・②大体完了。③前日運ぶものを決める
1週間前  ③完了。④荷札を用意し、集積コーナーを作る
前日  前日搬入完了。④つづき、当日搬入の備品を集積。
当日  当日搬入完了。

※各企画の備品を用意するのは、あくまでそれぞれの担当者の責任なので、
全企画の細かい備品まで数え上げた備品リストを作るとか、備品がきっちり集積されているか
全てチェックするとかいう手間は必要ないと思います。あくまでシステムを管理する
仕事だと思っていいと思います。

文責:齊藤わか 第六回森の文化祭実行委員会 備品係 wakas@kais.kyoto-u.ac.jp