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・役員名 アンケート
 
・仕事内容 例年のアンケート項目を書換え修正等を行い皆にみせて確認をとり、
      印刷、パンフレットに折込、後日集計を行う。
 
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
①森文2週間前くらいに書換え修正を行い、MLに流したりミーティングに提出したりして、確認を行った。
②当日の回収BOXの設置場所を決め、回収BOXを作り、筆記用具を準備した。
③森文の開催週の暇な日を見つけて印刷をした。
④空き時間中またはミーティング中に、パンフレットとともに折込を行った。
⑤後日集計を行いMLに流した。
 
・反省
去年の反省を生かし、アンケート用紙の配布はうまく行えたが、来場者数を考慮にいれても
アンケートに協力してくれる人が少なく、雲ヶ畑にいたっては地元の方の回答ゼロという
残念な結果となっていた。
 
・感想
去年に引き続きのアンケート担当だったので、去年の反省を生かせ、仕事は抜かりなくできたと思うが、
配布を失敗した去年より有効回答数が減ったのが残念だった。
 
・来年の役員に伝えたいこと
アンケートの協力者数が少ないので、何かアンケートを書きたくなるような工夫をした方が良いと思われる。


 
・役員名 受付
 
・仕事内容 受付の物品・業務を確認し、徹底する
 
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
 
①シフトに受付の必要人数、備品に物品を連絡した。
②マニュアルを作り、シフトに送った。
③前日に、受付セット(金権、筆記用具、パンレット等)と
 当日必要になりそうな物品(マジック、模造紙、ガムテープ等)をまとめておいた。
④当日の朝、おつり用現金のセットと受け取った。
⑤当日、来場者が判り易いよう金権や再換金、スタンプラリーのことを呼び掛けつつ、
 パンフレットの配布と、金権の交換を行った。
 
・反省
当日受付にマニュアルがないことに気がついたが、結局作り損なってしまったことが、
反省です。
 
・感想
今年から新たに導入した役職であったが、やはりあった方が良いと思った。
 
 
・来年の役員に伝えたいこと
今年から新たに導入した役職で、改善すべき点が色々ありそうなので、頑張って下さい。


 
・役員名
会場設営係                        
・仕事内容
会場全体の企画配置・設営を考える。
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
全体ミーティング(10月中)にて企画配置決め。
看板作成(10月中)
・反省
知恩寺-企画配置は街だけ担当の斎藤さんがしきってくれたのでお任せしてしまった。
が、私も把握しておくべきだった。
会場外に設置する看板をもっと大々的にするべきだった。のぼりを立てるなど。
門の外側に企画内容を列挙した看板があれば分かりやすかったと思う。
また、各企画看板も作成した方が良かった。
雲ヶ畑-屋内に人が少なかった。屋外にいろいろあって人が多いため、屋内企画が目立たなかった。
誘導する看板や垂れ幕を作成すれば良かった。
・感想
ほとんど仕事をせず、闇役員で終わってしまいました(代表も存在を忘れていたと思う)
・来年の役員に伝えたいこと
積極的に仕事をしましょう。


 
・役員名
シフト担当
 
・仕事内容
広報と連携してスタッフを募集し、シフトを組む
 
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
<企画書の作成とともに>必要な人員(人数、時間帯)の申請を依頼
→上手く伝わらなかった為、ML上から読み取りや個人的に対応
<随時、開催一週間までに>当日スタッフも分かる仕事マニュアルの提出を依頼
→必要性が感じられないとの理由で一部拒否された
<取り急ぎ>シフトの枠組みを作り、必要なコアスタッフと当日スタッフとの把握
→一部人員の削減をお願い、企画の変更・廃止・新規立上げへの対応
<当日まで>スタッフとしての参加者の把握と、試行錯誤、印刷
→連絡系統が上手く機能していない、必要な人数(約40名)がなかなか集まらない
<当日>急な欠席や呼び込みスタッフ捻出などへの対応、シフトが機能しているか見回り
→スタッフの顔が分からない(名札の必要性)
 
・反省
去年の反省を活かして、とのことだったが、周りの信用がなかった。
そういう動機で役員を引き受けたのがそもそもの間違いで、他人に任せた方がよく周りが見えただろうし、次の役員を育てることも出来た筈だ。
 
・感想
今回の森文は若い世代が頑張ってくれた印象があるが、全体の運営がミーティングに頼り過ぎた。前回の森文の報告書を読んで無駄な仕事を減らし、もっとメールの活用、自己判断が欲しい。
 
・来年の役員に伝えたいこと
スタッフの申し込みが代表や友人から、シフト担当まで連絡がくるように、スタッフは早めから募集し、参加できそうな人の連絡先を確実に把握しておくこと。
一週間前まで殆んど申し込みがなかったりするが、そこからが勝負なので、それまでは周到な準備をしておくこと。(各企画との連携をとる。一週間前には、埋まる範囲でシフトを組みミーティングで叩いた上で、MLに流す。一人で組むのではなく他人を巻き込む。)
当日は必ず参加し、臨機応変に対処できるように体力を整えておくこと。
・役員名
伊藤
・仕事内容
スタンプラリー企画
・仕事のフローチャート
9月~スタンプ準備
10月末 スタンプ配置場所決定
11月第一週~台紙、スタンプ台準備
・反省
スタンプのある位置や、文字がらみでの押す方向・押し場所を
もっと分かりやすいよう工夫すべきだった。
※5個のスタンプにはそれぞれ、「森」「の」「文」「化」「祭」の各文字が彫られている
・来年の役員に伝えたいこと
今年のスタンプの流用は、残念ながらできないでしょう
スタンプ1個(「2」)と台紙原稿をまだもっています。
参考にほしければ返すべきものをそろえてから連絡ください


 
・役員名
パンフレット
・仕事内容
パンフレット作成
 
・仕事のフローチャート
企画が決定し次第、会場図を作成。表は適当に改訂。
ミーティングでチェックしてもらう。
印刷して受付担当に渡す。
 
・反省
来場者を多く見積もったため、多く印刷しすぎた。
 
・感想
軽い仕事だった。
 
・来年の役員に伝えたいこと
どの企画、役員より簡単。
そう思うのは手抜きしたということかも。


 
・役員名
渉外
・仕事内容
後援申請
問い合わせの窓口となる
後援団体に事業報告書を送付
 
・仕事のフローチャート
10月初めに渉外補佐から渉外になり、2週間くらいで後援申請の書類を郵送。
適宜、メールや電話に対応。
実施後1ヶ月後に事業報告書を郵送。
 
・反省
事業報告書の提出が遅くなってしまった。
 
・感想
渉外は前年度の代表が務めてきたようで、なにも知らない僕には荷が重かった。
森文のことだけでも隅々まで知っている人が適任。
 
・来年の役員に伝えたいこと
そういうわけで金澤さんよろしくお願いします。
次期代表を支えてください。


 
第5回森の文化祭広報報告
*仕事内容
ML用広報文を作り、添削をして頂いた後、MLに流した
広報先
杉良太郎のML、薪く炭くKYOTOML、京エコロジーセンターのML
・メルマガの掲載申し込み
→京都市市民活動総合センター(ひと・まち交流館内)のメールマガジンへの掲載
  新聞社に掲載をお願いした。
広報先
朝日、読売、日経、毎日、朝日新聞情報誌あいあいAI京都、京都新聞、京都経済新聞、京都リビング新聞
→あいあい京都に写真付で掲載。毎日新聞,京都新聞当日の朝に掲載!
・北区市民新聞
・ビラ、ポスターを作成し、各大学や施設にビラやポスターを設置した。
・雲ヶ畑各戸にポスティングをおこなった。
☆印刷場所
・カラービラ(90枚)、ポスター(25枚):京都こぴい(40円/枚)
・白黒ビラ(5000枚):経済学部地下
・白黒ビラは多めに印刷していたのに足りなくなったので500枚増刷した。
・昨年度の来場者のうち、連絡先を書いてくださった人にメールを送った。住所記載の人にはビラを郵送した。
*フローチャート
10/11 新聞社の広報文の添削を開始。
/13 雲ヶ畑各戸への広報文の添削を開始。
/15 カラービラ・白黒ビラ印刷
 /16 ML用広報文の添削を開始
/21 雲ヶ畑各戸への広報文が完成し,ポスティング
 /23 新聞社への広報文が完成し,各新聞社にFAXした。 
   杉良MLに広報文を流した。
11/4 京大にビラまきを開始した。
/5  児童館にFAXした。
 
反省
今回いつもよりお祭りの開催が3週間早かったので仕事をもっと早く始めればよかった。
みなさまのおかげでうまくいきました。


 
・役員名 備品管理
・仕事内容 各企画等から依頼された物品を把握し会場に搬入搬出を行う。
      物品が元の場所持ち主に返るように配慮する。
      全体で数の調節が必要な机や椅子、炭、薪などの調整・購入などを行う。
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
①企画が確定したあたりから、MLに流れていた企画の必要物品のリストを作った。
②全体で数の調節・購入が必要な物品を企画担当と交渉し、調節・購入を行った。
③事前搬入可能物品を各企画に確認し、事前搬入を行った。
④当日車に振り分けて運んでもらい、各企画に物品を振り分けた。
⑤搬出後、各企画の物品が元の場所に戻っているかの確認、持ち主と連絡し返却するよう
 企画担当に呼びかけ、確認を行った。
・反省
知恩寺では指示が細かすぎて判り難いと言われ、また物品もリストを置いていても誤搬入されたので、
雲ヶ畑では事前に、運ぶものを出せる分は軒下に全部出したり、指示を大雑把にしたりと工夫して、
そこそこの効果を得られたので、初日の反省が生かせて良かったと思う。
・感想
事前に準備したりは細かい確認も必要で大抵一人でやることになったり、ミーティングいけない時に
連絡を書いた紙を置いておいても半分しか書いてあることをしてもらえなかったりと、色々一人で
空回りすることが多かったように思う。
・来年の役員に伝えたいこと
今回は備品が早まってやってしまいましたが、物品の元の場所に片付けるのは(特に雲の巣の物品は
当日中に)企画の人間にやらせましょう。親切心を出してやってしまうと、それが当たり前と思われる
危険があり、仕事が異様に増えて負担が大きくなってしまうので絶対やめましょう。
但し、適度に見て周り片付けを呼び掛け、元の場所持ち主に返ったかの確認をする必要はあります。
(本来備品は搬入搬出にしか関与しないので、自発的にやってもらいたいことですが、終わった開放感で呼び掛けないと全然片付きません)


 
・役員名
会計
・仕事内容
イベント全体での金の管理
金券の作成
助成金関係での代表の補助
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
5月:会計に任命される。
6月~9月:仕事はない
10月上旬:金券の作成開始
10月末:金券完成
11月上旬:おつりの準備
終了後:報告書作成、払い戻し
 
(全体):領収証の回収と記録
 
 
・反省
金券がやっつけでした。事前の準備は大切です。
お金の管理がしっかりとできたか不安です。
もっと几帳面に活動すればよかったとつくづく思います。

助成金について代表ともっと情報共有がしたかった。

・感想
会計はお金を扱う重要なポストです。
私一回生ですが?いいんですか?
 
・来年の役員に伝えたいこと
夏休みまではひまでした。
来年は助成金関係にも絡むと良いと思います。
 
また、会計と報告書は終わってからが仕事です。
決して兼任しないように。


 
・役員名
代表
・仕事内容
ミーティングの準備、司会進行役。
各役員、企画の進み具合等の把握また調整。
内外との連絡係。
今回は、助成金関係も。
その他雑用もろもろ。
・仕事のフローチャート
(いつ、どんなことをしたのか簡単に書いてください)
9月、10月:助成金関係のお仕事。
11月:本番に向けての備品手配やその他もろもろ準備など。
12月、1月:助成金の報告書。
各ミーティング:議題集め、レジュメ準備、司会進行。
随時:各役員、企画担当と連絡を取り、進行状況の把握。
・反省
ちょっと仕事を抱え込みすぎたかもしれないです。適度に他の人に割り振れればよかったかなとも思います。
最終的に皆が満足して笑って終われるようなものにしたかったのですが、やはりいろいろなところで反省点や満足いかない点が出てきてしまったようです。代表として力不足で本当に申し訳ないです。「皆が」というのはさすがに高望みしすぎかもしれないですが、ぜひ次世代の人たちには、こういうものを作っていってほしいと思います。
・感想
代表という仕事は、いろいろ考えさせられることもありましたが、本当に勉強になりました。6月頃に代表になってからは、常に森文のことが頭にあり、どうすればよりよい森文を作っていけるかを考えていました。本番が近づくにつれ、時々しんどいこともありましたが、スタッフを含め様々な方たちに助けられて無事終えることができ、本当にうれしく思っています。今回の森文については、人それぞれ感じ、思うことがあるとは思いますが、皆が力を合わせて一つのものを作り上げることができたという事実は変わらないと思うので、僕としてはとても満足しています。本当に本当にありがとうございました。関わってくれた全ての人に感謝です。
・来年の役員に伝えたいこと
代表の仕事は、自分のやり方次第でなんとでもなる(楽にもなるし、忙しくもなる)仕事だと思います。次代表になる方は、あまり深く考えず、自分のやりたいようにやればいいかなと思います。