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仕事を効率化するための4ステップ

任された仕事を、現状のまま、とにかく早く覚えて効率的に実施するのであれば、以下の流れに従って仕事を整理し、実施する。
(現状に改善が必要であると感じても、いきなり否定から入るのではなく、まずは現状どおりのアウトプットを短時間で作成できることを示し、周囲の信頼を得る。その後、仕事の改善の流れに従って改善を進めればよい。)

■実際に経験しよう
 自分が経験したことの範囲でしかその仕事の「効率化」ということは考えられない。

 未経験の作業については、とりあえず1時間などの制限を決めた上で実際にやってみる。ただし、やみくもに実施するのではなく、自分の中での処理手順に従って実施する。

 これにより、作業のどの部分が一番非効率な箇所なのか、問題点を身をもって認識することができる。

■手順化(マニュアル化)しよう
 作業手順を文書に起こし、1つのフォルダにまとめて整理しておく。

 ●手順化のメリット
  ・仕事内容を整理できる
  ・実施の都度、調査するといったムダがなくなる
  ・作業に漏れがなくなる
  ・誰でも一定程度までできるようになる→人に任せられる
  ・改善の契機にできる

 ●チェックリストを作る
  ・概要と詳細に分ける
  ・詳細ではできるだけ細かい手順まで記載する
  ・判断に迷わないように
  ・次からはアルバイトでもできるように

 ●手順書の冒頭には、想定外の事態が発生したときのエスカレーションルールも記載する。

 □手順書の作成にあたっても、何をどう変更したかの履歴を残す。
 □マニュアルの記述にあたっては、基本レベル・アドバンスレベルを分けると重要度がわかってよい。
 □お客様へ渡せる手順書は、完全に影響範囲が把握できているものに限られる。

■雛型を作ろう
 いろいろな文書の雛型を整理し、1つのフォルダにまとめておく。

 ●雛型利用のメリット
  ・あらかじめ修正箇所を決めているので、ムダがない
  ・修正が必要になったら、雛型を直すだけでよい

 ●手順書も雛型から作成するように

■ツール化しよう
 ツールにより、自動化できるところは自動化してしまう。

 ●ツール化のメリット
  ・手作業より圧倒的に作業時間を短縮できる

 ●注意点
  ツール化は実施できる人が限られる。もしツールをメンテナンスできる人がいなくなってしまえば、後に残された人が困ることに。
  →メンテナンスフリーの状態にまで作りこんでおく。
   又は、今後のメンテナンス方法を整理してドキュメント化しておく。