※上記の広告は60日以上更新のないWIKIに表示されています。更新することで広告が下部へ移動します。

共通の心構え

 □打合せは参加した人全員がベクトルを合わせるもの
  →すなわち、打合せの成果物=参加者合意の上での決定事項
 □そのため誤解のない表現が必要。議事録が最重要ドキュメント。
 □そのような打合せは自分の考えがあって初めて成り立つ(打合せで何をどうしたいのか)
 □問題を探すための打合せはしない。打合せは問題を解決するための場。
 □打合せに丸腰で行かない

打合せ前

以下について整理する。
 □議題
  各議題の進め方、落とし所も考えておく
 □目的
  何が決まれば打合せを終了できるのか?
 □日時、各議題の所要時間(特に終了時間)
  1つの話題にかける時間は最大20分を目標に
 □場所
  会議の場に緊張感がほしければ、空間設定にもこだわる
 □出席メンバ
  ・誰を呼べば一番うまくいくか(呼びやすい人ではなく)
  ・参加した人全員にメリットがあるか?
 □要依頼事項
  打合せの前にあらかじめ調べてきてもらうことなど
 □資料
  例えば、前回議事録、スケジュール、宿題事項、リスク、イベント
 □機材
  例えば、PC、プロジェクタ、ホワイトボード、録音機器、デジカメ

整理した内容を1枚のレジュメにまとめる
 □検討事項を書いておき、それがどう決まったかを埋めるだけで議事録になる。

参加者へそのレジュメ他の必要資料と共に出席を依頼する。
 □日程調整を行う場合には、回答フォーマットをつける

打合せ時

打合せ時の基本姿勢(短くポジティブにはっきりと!)
 □積極性
  □自分が主催するという意識で白版を背にして座る
  □打合せの開催に先立ち、打合せ議題を白板に整理する
  □発表にあたっては、各人の目をしっかりと見据える
  □議事録をPCに書いてプロジェクタに投影しながら声を出して表現を確認する。
  □会議の場で徹底的にメモを取る。キーワードだけでも拾う
  □議事録のための会議でのメモは記号を付加して省力化する。たとえば、
   ☆    … 自分が担当する項目
   →[他人] … 他人にアサインされた項目
   ?    … 要調査・不明点
   Q    … 質問項目
 □共感性
  □議論の前に、前回までのフォロー
  □白板はどんどん使う。相手との認識をできるだけ共通化する。
 □論理性

 □メンバに意見を問いかけ発言を促す。
 □疑問点・不明点を確認し、全員の理解度を合わせる。
 □意見を確認し、以下がないか問いかける。
  ・新たな意見・論点・発想
  ・不足している視点・論理矛盾
 □打合せ中はその場で以下を整理する(これが議事録の内容となる)
  ・結論
  ・決定事項
  ・確認事項
  ・注意事項
  ・宿題事項
   ・アクションアイテム(何を)
   ・分担(誰が)
   ・スケジュール(いつまでに)
  ・次回の日程、議題
 □打合せの最後には、再度、議事内容を声を出して確認する。
 □自分自身のうまくいっていることを紙に三つ以上書く
 □「何年何月何日までに~(測定可能なこと)を達成することによって~(精神的意味合い)となる」という文書を一人で秒で書く
 □望む成果を得るために、マネージすべきことをリストアップする

会議スタート

 □スタートできるかメンバーに確認する
 □会議の目的を再度確認する
 □最後までいるようお願いする
 □携帯電話はオフにしてもらう
 □この会議で達成したいことを紙に書いて発表してもらう
 □参加者に「今、うまくいっていることは何か」を三つ以上書いてもらい、それを発表してから会議を始める
 □今直面している問題および言えない重要な問題は何かそれぞれ書いて発表してもらう
 →「どのようにすれば日本一~」に書き換える
 □あなた自身のひどい真実は何か
 □これからの6~12か月でこのチームが達成する成果「戦略的フォーカス」は何か(一個だけ書く)、メンバー全員で創り、合意し、約束する
 □戦略的フォーカスにニックネームをつける
 □戦略的フォーカスを達成するのに必要不可欠な担当分野は何か、全員で六つ程度書き出しまとめる?
 □戦略的フォーカスを達成するために誰がどの分野を担当するのが最も効果的かを考え、コミットメントリストに各担当者のコミットメント(誰が何月何日までに~を達成する)を記入する。リストには達成基準も書いておく。
 □進捗は0からマイナスで表現する
 □進捗を最低一週間に一度チェックする仕組みを合意しておく(15分だけ)
 □今から一ヶ月以内に自分の起こす一番大きなインパクトは何か?を各自が書いて発表する
 □問題には集団で対処する
 ・どのようにすれば~~できるか?に書き換える
 ・現状を羅列する(討議はしない)。私の主張では~
 ・私の提案は~
 ・リクエストする、約束する→コミットメントリストとして残す
 ・残った問題を誰がいつまでに解決するか合意

 □実際に相手にやってもらってからメリットを説明すると納得度が高い

 □目標にはそれを達成した時の効果も記載する。~することによって~を達成する

ファシリテート時の向上ポイント

  • 討論の内容と目的・効果を明確に伝える。
  • 全メンバを巻き込む
  • 新たな意見・視点・論点がないか問いかける
  • 矛盾点がないか論理の追求を依頼
  • 重要ポイントは何かを確認する

ファシリテータの注意ポイント

  1. メンバのモチベーション向上
  2. 沈黙時間の有効活用
  3. 不足情報の確認によりアイディアを共有
  4. メンバの全員参加

ブレスト4つのルール

 □批判厳禁
 □自由奔放
 □便乗歓迎
 □質より量

会議を以下の三つに絞る

 □明確化のための質問
 □代替案の提示
 □リクエスト

リクエスト時

 □相手にとってのメリット
 □作業でなく成果(効果)を求める
 □自分もやるべきことをやる

全員が合意しなかったときの意思決定の手順

 □意思決定者が意思決定をする前にメンバーはベスト案を出す
 □意思決定者が決定したら他のメンバーはその意思決定が正しくなるようサポートし行動する

打合せ後

 □人は忘れる生き物。議事録・議事メモは文書として必ず残す。
 □議事録、課題管理台帳は最悪打合せ1週間以内に作成する。
 □作成にあたってのチェック事項
  □簡潔に!特に宿題事項は課題管理台帳に転記しやすいよう1件1文で。
  □欠席した第三者が読んでわかるものであること
  □あいまいな点を残さない
  □社外文書としてふさわしい言葉を選ぶ
 □議事録の審査、承認、回送、保存(ファイルサーバ登録など)
 □関連資料の更新(課題台帳など)

以下の書籍も参考にしました。